商務管理工作方法分享
2022/2/22 點擊：
從2013年7月至今，我一直在金華甯能熱電有限公司從事商務管理工作，工作久了，提煉了一些對工作行之有效的方法，與大家一起探讨。
關于-清單工作法
清單工作法來源于書籍《清單革命》，這本書是美國醫生兼作家阿德.葛文德最初在醫院工作時的工作經驗。葛文德通過編制各種醫療工作清單，提高了醫院手術的治愈率，降低了手術的感染率。
清單工作法在我的日常工作中也起到了強大的作用。日常工作中，我需要編制招标文件和合同，這類文件需要注重的細節非常多，必須做到嚴謹、精确。一篇普通的招标文件，少則幾千字，多則幾萬字。大到最高限價、工期、取費方式、技術參數、推薦品牌、違約考核、法律糾紛處理方式，小到錯别字、序号、字體、字母大小寫等都需要注意。而且，文件編制過程常常會經過多人員多次數的修改，文件版本不斷變換，容易造成内容顧前不顧後，顧大不顧小等多種問題。如果不能及時發現，少之公司的形象，多則影響公司效益甚至産生法律風險。
面對這種情況，我嘗試過多種方法，也加強了招标文件編制的專項學習，能力有所提高，但錯誤依然時有發生。在這個情況下開始介入清單工作法。我們将前期招标文件中部門、公司、集團和外部審計單位發現的錯誤和反饋意見進行統計，彙總編制成招标文件檢查清單。每次需要遞交文件時，便對照清單逐條核對完善。這一做法不僅大大提高了招标文件的編制質量，還省去了反複思考、檢查的時間和精力，讓我可以抽出更多精力做其他工作。
除了用在招标文件編制管理，部門内部管理其他方面推廣也較适用。我們着手編制一系列的檢查清單，例如合同檢查清單、詢價文件檢查清單、上報資料檢查清單、招标前置資料檢查清單、合格供應商資料檢查清單等。
清單工作法在應用時需要注意的是：清單須注重簡潔，突出重點分清主次。第二、清單須不斷優化。工作内容形式是在不斷變化的，清單就需要不斷去優化。第三、清單須長期堅持。清單一旦制定，就必須堅決執行。多次執行後，讓清單工作法形成習慣，達到司機不系安全帶就不敢開車的程度。
各種清單的制定，一方面減少了錯誤率提升任務完成質量，另一方面提高了工作效率，減少重複工作的思考精力，形成正向循環。
在日常生活中僅依靠個人經驗進行各項任務處理，經常發生因執行力不好、做事沒有計劃、跟蹤不及時、審批拖延等原因造成工作沒能按照要求的目标完成，或者完成的質量不達标。PDCA 管理法可以比較好的解決上述問題。
每項任務的工作流程通常為：确定目标——目标分解——實施——監督檢查——複盤考核。
同樣以複雜的招标項目為例：
任務：金華甯能熱電有限公司2021年度服務外包項目，商務管理部于2021年6月10日收到項目要求，項目總預算控制價在XXX萬元以内，并于2021年9月30日前簽訂合同。
第一步：确定目标。
目标的确定需要合理并注重提前量化，部門完成目标要優于公司目标，留足應急補救的時間。
根據預算及公司招标管理辦法，為了按時按要求完成，防止項目流标而重招，規避中間審批環節出現的不确定性，我與經辦人協商該項目需要在9月10日前完成合同的簽訂，留出20天時間應付我們不能控制的因素。從6月10日至9月10日中間共約65個工作日。以下所有時間按工作日計。
第二步：分解目标與實施。
關于-清單工作法
清單工作法來源于書籍《清單革命》，這本書是美國醫生兼作家阿德.葛文德最初在醫院工作時的工作經驗。葛文德通過編制各種醫療工作清單，提高了醫院手術的治愈率，降低了手術的感染率。
清單工作法在我的日常工作中也起到了強大的作用。日常工作中，我需要編制招标文件和合同，這類文件需要注重的細節非常多，必須做到嚴謹、精确。一篇普通的招标文件，少則幾千字，多則幾萬字。大到最高限價、工期、取費方式、技術參數、推薦品牌、違約考核、法律糾紛處理方式，小到錯别字、序号、字體、字母大小寫等都需要注意。而且，文件編制過程常常會經過多人員多次數的修改，文件版本不斷變換，容易造成内容顧前不顧後，顧大不顧小等多種問題。如果不能及時發現，少之公司的形象，多則影響公司效益甚至産生法律風險。
面對這種情況，我嘗試過多種方法，也加強了招标文件編制的專項學習，能力有所提高，但錯誤依然時有發生。在這個情況下開始介入清單工作法。我們将前期招标文件中部門、公司、集團和外部審計單位發現的錯誤和反饋意見進行統計，彙總編制成招标文件檢查清單。每次需要遞交文件時，便對照清單逐條核對完善。這一做法不僅大大提高了招标文件的編制質量，還省去了反複思考、檢查的時間和精力，讓我可以抽出更多精力做其他工作。
除了用在招标文件編制管理，部門内部管理其他方面推廣也較适用。我們着手編制一系列的檢查清單，例如合同檢查清單、詢價文件檢查清單、上報資料檢查清單、招标前置資料檢查清單、合格供應商資料檢查清單等。
清單工作法在應用時需要注意的是：清單須注重簡潔，突出重點分清主次。第二、清單須不斷優化。工作内容形式是在不斷變化的，清單就需要不斷去優化。第三、清單須長期堅持。清單一旦制定，就必須堅決執行。多次執行後，讓清單工作法形成習慣，達到司機不系安全帶就不敢開車的程度。
各種清單的制定，一方面減少了錯誤率提升任務完成質量，另一方面提高了工作效率，減少重複工作的思考精力，形成正向循環。
關于--PDCA管理法
PDCA管理法是由美國質量管理專家沃特·阿曼德·休哈特提出的管理方法，P指計劃（plan），D指執行（do），C指檢查（chcek），A指處理（act）。在日常生活中僅依靠個人經驗進行各項任務處理，經常發生因執行力不好、做事沒有計劃、跟蹤不及時、審批拖延等原因造成工作沒能按照要求的目标完成，或者完成的質量不達标。PDCA 管理法可以比較好的解決上述問題。
每項任務的工作流程通常為：确定目标——目标分解——實施——監督檢查——複盤考核。
同樣以複雜的招标項目為例：
任務：金華甯能熱電有限公司2021年度服務外包項目，商務管理部于2021年6月10日收到項目要求，項目總預算控制價在XXX萬元以内，并于2021年9月30日前簽訂合同。
第一步：确定目标。
目标的确定需要合理并注重提前量化，部門完成目标要優于公司目标，留足應急補救的時間。
根據預算及公司招标管理辦法，為了按時按要求完成，防止項目流标而重招，規避中間審批環節出現的不确定性，我與經辦人協商該項目需要在9月10日前完成合同的簽訂，留出20天時間應付我們不能控制的因素。從6月10日至9月10日中間共約65個工作日。以下所有時間按工作日計。
第二步：分解目标與實施。
根據要求，我對目标進行了如下拆解：（計劃完成時間均以工作日計量）
詳實的工作計劃就像我給自己設定的設定遊戲程序，像打遊戲通關一樣，每完成一個步驟，就能獲得多巴胺的正向獎勵。目标完成難度，也在拆解的過程中逐漸降低。
分解目标是目标完成最重要的一環。目标分解越詳細，計劃可執行性越強，執行時的思路會更加清晰，完成難度也會被一一分解，最終完成效果也會越好。
第三步 監督檢查
盡管目标分解已經讓大大降低了招标難度，但所有步驟的實施都依賴招标人員主觀能動性去控制進度，一旦招标經辦人員發生惰性或者有其他事情幹擾，招标進度可能會滞後，這時候就有必要設置檢查環節。大多數時候，領導檢查什麼，員工就會重視什麼。檢查的頻率越高，執行力越強。所以在具體執行時，我們部門内部設置專人每周檢查工作進度。
第四步 結果複盤
基于詳細可行的計劃和可靠的檢查機制，公司2021年度服務外包項目順利完成，及時簽訂合同。但項目在執行過程中，因為招标文件編制的質量一般，集團公司和開投集團均反饋了較多修改建議。另外在計劃實施過程中，與上級公司的審批時間以及定價模式、服務外包模式上，也出現了微小分歧。
我們将出現的問題和得到的意見一一記錄更新招标文件檢查清單；出現的原則性以及安全性問題，調整招标管理辦法，供應商的提出的定價模式、服務模式在内部讨論定稿後，成為下一年度新的服務模式。通過複盤，我們形成書面化總結，為下一次任務，下一個人提供可以看見的經驗。
關于主題學習法
以上兩種方法都是在執行層面優化工作流程，從而帶來工作效率、工作質量的提高。最後一部分介紹一種提高學習能力的方法－－主題學習法，即集中時間和精力深入學習同一主題内容的學習方法。
公司各部門之間都有業務交叉，相互之間對彼此的業務有一定了解，但又不是非常了解。例如碳資産交易，屬于公司工程技術部環保專業負責。2021年底甯能售電公司提出在低位采購CCER自願減排量。CCER是什麼？與碳排放配額的關系怎麼樣？低位采購怎麼獲利？出于好奇，我們專門向工程技術部環保專工和甯能售電公司請教，了解CCER來龍去脈，CCER與碳排放配額的區别，和低位采購CCER的經濟，CCER采購擇時的難度等等。理解CCER原理後，在後期CCER的采購（我公司CCER直接委托甯能售電公司采購）過程中，我也将加快商務流程，提高與甯能售電公司的合作效率，精準采購。
通過此方法，我開始不斷地深入學習其他工作中涉及但又似懂非懂的知識，例如煤炭貿易的全套流程，工程造價基本原理、碳排放資産管理、電力市場化交易等等。通過不斷地學習，拓寬知識面，掌握工作涉及的内容，讓我對公司各部門運轉有了更深層次的理解。深入了解各部門的工作，有助于我從内部驅動工作效率，想人之所想，急人之所急。
分享到最後我想說，學習的方法有很多，大家都需要去找到适合自己的方法進而去應用，最重要的是不能停下學習的腳步，更不要丢下進取心。國企給我們帶來了穩定，是為了給我們穩定的平台中創造自己的價值。
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